OGÓLNA KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

obowiązująca od 12 sierpnia 2026 r.

Realizując obowiązek wynikający z art. 13 i – w przypadkach, w których dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą – art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), przedstawiamy informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez G-SOFT.

1. Administrator danych osobowych

Administratorami Pani/Pana danych osobowych są:

G-SOFT Jan Giedrojć
ul. Poznańska 1 lok. U2
16-400 Suwałki
NIP: 844-20-55-350
REGON: 200220735

G-SOFT Sp. z o.o.
ul. Poznańska 1 lok. U2
16-400 Suwałki
NIP: 844-23-80-512
REGON: 52504640600000

Kontakt z Administratorem możliwy jest:

• pocztą tradycyjną na wskazany powyżej adres,
• za pośrednictwem poczty elektronicznej: rodo@g-soft.pl,
• w sprawach ogólnych również pod adresem: office@g-soft.pl.

2. Zakres stosowania klauzuli

Niniejsza klauzula dotyczy w szczególności osób:

• korzystających ze strony internetowej G-SOFT,
• kontaktujących się z G-SOFT za pomocą formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonu,
• występujących o przedstawienie oferty lub prowadzących negocjacje dotyczące współpracy,
• będących klientami, kontrahentami lub osobami reprezentującymi klientów i kontrahentów,
• wyznaczonych przez klientów jako osoby do kontaktu w sprawach technicznych, serwisowych lub organizacyjnych,
• dokonujących zgłoszeń serwisowych lub korzystających ze wsparcia technicznego,
• uczestniczących w spotkaniach, konsultacjach i realizowanych projektach,
• ubiegających się o zatrudnienie, staż lub praktykę w G-SOFT.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1) Obsługa zapytań i kontaktu

Dane podane poprzez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną, telefon lub w inny sposób są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• prowadzenia korespondencji,
• przedstawienia informacji dotyczących usług,
• przygotowania i przedstawienia oferty,
• ustalenia warunków potencjalnej współpracy.

Podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy albo następuje w związku z umową,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, udzielaniu odpowiedzi na zapytania oraz prowadzeniu działalności gospodarczej.

2) Zawarcie i realizacja umowy

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• zawarcia i wykonywania umów,
• realizacji usług informatycznych,
• prowadzenia projektów wdrożeniowych i serwisowych,
• obsługi klienta,
• prowadzenia rozliczeń,
• kontaktu organizacyjnego i technicznego.

W przypadku osób będących stroną umowy podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku pracowników, współpracowników, pełnomocników i innych przedstawicieli klienta lub kontrahenta podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości prawidłowej realizacji umowy i utrzymywania kontaktów biznesowych.

3) Obsługa zgłoszeń serwisowych i wsparcia IT

Dane podawane w związku ze zgłoszeniem serwisowym, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz informacje przekazane w treści zgłoszenia, mogą być przetwarzane w celu:

• przyjęcia i identyfikacji zgłoszenia,
• kontaktu z osobą zgłaszającą,
• diagnozy problemu,
• realizacji usługi serwisowej,
• dokumentowania wykonanych czynności,
• zapewnienia ciągłości i bezpieczeństwa świadczonych usług.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnego świadczenia usług, obsługi zgłoszeń oraz bezpieczeństwa infrastruktury IT.

4) Rozliczenia oraz obowiązki prawne

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej,
• wystawiania i przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych,
• realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa podatkowego, rachunkowego oraz innymi przepisami nakładającymi obowiązki na Administratora.

5) Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z prowadzoną działalnością lub zawartymi umowami.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw i interesów prawnych.

6) Zapewnienie bezpieczeństwa systemów i usług informatycznych

W związku z korzystaniem z usług i infrastruktury G-SOFT mogą być przetwarzane informacje techniczne niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych,
• diagnozowania awarii i incydentów,
• przeciwdziałania nadużyciom,
• prowadzenia dzienników zdarzeń i logów systemowych,
• zapewnienia integralności, dostępności i ciągłości usług.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa informacji, systemów teleinformatycznych oraz świadczonych usług.

7) Rekrutacja, praktyki i staże

Dane kandydatów do pracy, na staż lub praktykę są przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.

Podstawą przetwarzania danych wymaganych przepisami prawa pracy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa pracy.

W przypadku danych niezbędnych do podjęcia działań przed zawarciem umowy podstawą przetwarzania może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dodatkowe dane przekazane przez kandydata z własnej inicjatywy są przetwarzane na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej wynikającej z obowiązujących przepisów, w szczególności zgody – jeżeli jest ona wymagana.

Jeżeli kandydat wyrazi odrębną zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, jego dane mogą być również przetwarzane w tym celu do momentu wycofania zgody albo przez okres wskazany w informacji przekazanej kandydatowi.

Szczegółowa klauzula dotycząca konkretnego procesu rekrutacyjnego może zostać przekazana kandydatowi odrębnie.

8) Inne cele oparte na zgodzie

Jeżeli w określonym przypadku Administrator zwróci się o udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, podstawą przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku szczególnych kategorii danych – art. 9 ust. 2 lit. a RODO, jeżeli zastosowanie tej podstawy będzie dopuszczalne.

Zgoda może zostać wycofana w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. G-SOFT jako podmiot przetwarzający

W związku ze świadczeniem usług informatycznych, w szczególności usług związanych z administracją systemami i sieciami, serwerami, wykonywaniem kopii zapasowych, disaster recovery, wirtualizacją, bezpieczeństwem infrastruktury oraz wsparciem użytkowników, G-SOFT może uzyskiwać dostęp do danych osobowych, których administratorem jest klient G-SOFT.

W takich przypadkach G-SOFT nie jest administratorem tych danych, lecz działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO, na podstawie umowy zawartej z właściwym administratorem i wyłącznie zgodnie z jego udokumentowanymi poleceniami.

W sprawach dotyczących realizacji praw wobec danych przetwarzanych przez G-SOFT wyłącznie na zlecenie klienta należy co do zasady kontaktować się bezpośrednio z administratorem tych danych.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

• dostawcom usług hostingowych, serwerowych i chmurowych,
• dostawcom oraz producentom systemów informatycznych i oprogramowania,
• podmiotom świadczącym usługi serwisowe i techniczne,
• dostawcom usług telekomunikacyjnych i poczty elektronicznej,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, audytowe i doradcze,
• firmom kurierskim i pocztowym,
• podmiotom świadczącym usługi związane z bezpieczeństwem teleinformatycznym,
• partnerom technologicznym, jeżeli ich udział jest niezbędny do realizacji określonej usługi lub zgłoszenia serwisowego.

Dane mogą zostać również udostępnione organom publicznym, sądom, organom ścigania lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa.

6. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych zależy od celu ich przetwarzania.

Dane będą przechowywane:

• w przypadku zapytań i korespondencji niezakończonych zawarciem umowy – przez okres niezbędny do obsługi zapytania i dalszej korespondencji, a następnie przez okres uzasadniony możliwością wykazania przebiegu kontaktu lub dochodzenia roszczeń;
• w przypadku danych związanych z realizacją umowy – przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez czas wynikający z właściwych przepisów prawa oraz do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• w przypadku dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres wymagany przepisami prawa;
• w przypadku zgłoszeń serwisowych – przez okres niezbędny do realizacji zgłoszenia, dokumentowania wykonanych usług oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• w przypadku logów i informacji technicznych związanych z bezpieczeństwem – przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zgromadzone, odpowiednio do rodzaju systemu i charakteru świadczonej usługi;
• w przypadku danych kandydatów – przez okres trwania konkretnego procesu rekrutacyjnego, chyba że istnieje podstawa do dalszego przechowywania danych, w szczególności zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach;
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie danych będzie dopuszczalne lub wymagane na innej podstawie prawnej.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli w związku z korzystaniem przez Administratora z określonych usług informatycznych, chmurowych lub technologicznych miałoby dochodzić do przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie takie będzie następowało wyłącznie zgodnie z wymaganiami rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych.

9. Prawo sprzeciwu

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją.

Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

10. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być niezbędne do:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• przygotowania oferty,
• zawarcia lub realizacji umowy,
• obsługi zgłoszenia serwisowego,
• przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.

W przypadkach, w których obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa, ich podanie jest obowiązkowe.

Niepodanie danych niezbędnych do realizacji danego celu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, zawarcie lub realizację umowy albo obsługę zgłoszenia.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania wobec Pani/Pana decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływających, opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, chyba że w odniesieniu do określonej usługi Administrator poinformuje odrębnie o takim przetwarzaniu.

13. Dane pozyskane z innych źródeł

W związku ze współpracą z przedsiębiorcami i innymi organizacjami Administrator może otrzymywać dane osób kontaktowych, pracowników, współpracowników, przedstawicieli lub pełnomocników bezpośrednio od podmiotów, które osoby te reprezentują.

W takim przypadku Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• stanowisko lub pełnioną funkcję,
• nazwę reprezentowanego podmiotu,
• służbowy adres e-mail,
• służbowy numer telefonu,
• inne dane niezbędne do realizacji współpracy.

Źródłem danych jest wówczas podmiot, z którym G-SOFT współpracuje, jego przedstawiciel albo inne publicznie dostępne źródło, jeżeli pozyskanie danych z takiego źródła jest zgodne z prawem.

Podstawą takiego przetwarzania jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji oraz prawidłowej realizacji współpracy.

14. Aktualizacja klauzuli

Treść niniejszej klauzuli może być aktualizowana w przypadku zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych, stosowanych rozwiązaniach technologicznych, zakresie świadczonych usług lub przepisach prawa.

Aktualna wersja klauzuli jest publikowana na stronie internetowej G-SOFT.